1. Wie zijn wij?
Crisis Dynamics VOF (hierna: “Crisis Dynamics”, “wij” of “ons”) is een Nederlands adviesbureau gespecialiseerd in crisisweerbaarheid voor het midden- en kleinbedrijf. Wij helpen organisaties bij het opbouwen van veerkracht door middel van crisissimulaties en crisismanagementplannen.
Crisis Dynamics VOF is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (42017527) en is gevestigd op Industrieweg 9, 2254AE Voorschoten, Nederland. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij in het kader van onze dienstverlening verwerken.
Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:
E-mail: info@crisisdynamics.nl
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:
- Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres
- Professionele gegevens: functietitel en naam van de organisatie
- Financiële en facturatiegegevens: benodigde informatie voor het opstellen en versturen van facturen
- Simulatie-inhoud: gegevens die deelnemers invoeren of aanleveren tijdens crisissimulatieoefeningen
- Communicatiegeschiedenis: e-mails en andere correspondentie in het kader van onze dienstverlening
Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, politieke opvattingen of gegevens over ras of etnische afkomst), tenzij dit strikt noodzakelijk is en wij daarvoor een geldige wettelijke grondslag hebben.
3. Doeleinden en grondslagen voor verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor welomschreven doeleinden en op basis van een van de wettelijke grondslagen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
3.1 Uitvoering van de overeenkomst
Wij verwerken gegevens om de overeengekomen diensten te kunnen leveren, waaronder het uitvoeren van crisissimulaties, het opstellen van rapporten en het beheren van de klantenrelatie. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
3.2 Wettelijke verplichtingen
Wij verwerken financiële en facturatiegegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen op het gebied van belasting- en boekhoudwetgeving. Grondslag: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).
3.3 Gerechtvaardigd belang
Wij verwerken contactgegevens van zakelijke contactpersonen voor commerciële communicatie, zoals het opvolgen van leads en het onderhouden van de klantenrelatie. Wij maken hierbij een afweging tussen ons belang en de privacy van de betrokkene. Omdat het uitsluitend gaat om zakelijke contacten in een B2B-context, achten wij dit gerechtvaardigd. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).
4. Hoe verzamelen wij persoonsgegevens?
Wij verzamelen persoonsgegevens op de volgende manieren:
- Via het contactformulier op onze website
- Via directe communicatie (e-mail en telefoon)
- In het kader van het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten
- Via gegevens die deelnemers zelf invoeren tijdens crisissimulatie oefeningen
5. Opslag en beveiliging van persoonsgegevens
5.1 Waar slaan wij gegevens op?
Persoonsgegevens worden opgeslagen op de volgende locaties:
- Een intern beheerde, geïsoleerde server die niet is verbonden met het openbare internet. Gegevens die worden verzameld tijdens crisissimulatie oefeningen worden uitsluitend op deze server opgeslagen.
- Cloudopslag via EU-gebaseerde diensten
- Cloudopslag via diensten van Google en Microsoft (zie ook artikel 6 over internationale doorgifte)
- Lokale apparaten van de vennoten
- Fysieke documenten, die op een beveiligde locatie worden bewaard
5.2 Beveiligingsmaatregelen
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging. Deze maatregelen omvatten onder andere:
- Wachtwoordbeveiliging en toegangscontrole
- Tweefactorauthenticatie (2FA)
- Versleuteling van gegevens in opslag en tijdens transport (HTTPS en schijfversleuteling)
- Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot de vennoten van Crisis Dynamics
Ondanks deze maatregelen kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen. Bij een datalek dat waarschijnlijk een risico vormt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, zullen wij dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur en, indien vereist, de betrokkenen informeren.
6. Internationale doorgifte van persoonsgegevens
Sommige van de tools die wij gebruiken — waaronder Google Workspace en Microsoft 365 — kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Deze doorgifte vindt plaats op basis van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses), die door de betreffende dienstverleners zijn opgenomen in hun verwerkersovereenkomsten.
Gegevens die worden verzameld en verwerkt in het kader van crisissimulaties worden uitsluitend opgeslagen op onze intern beheerde, geïsoleerde server in Nederland en worden nooit doorgegeven aan derden of externe systemen.
7. Delen van persoonsgegevens met derden
Wij verstrekken persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wij delen persoonsgegevens met de volgende categorieën ontvangers:
- E-mail- en agendadiensten (Google Workspace, Microsoft 365): voor interne communicatie en planning
- Cloudopslagdiensten (Google Drive): voor het bewaren van documenten
- Overheidsinstanties of toezichthouders: uitsluitend wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn
Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden en verstrekken deze niet voor commerciële doeleinden van anderen.
Voor dienstverleners die persoonsgegevens namens ons verwerken, is een verwerkersovereenkomst van kracht. Voor Google Workspace en Microsoft 365 zijn deze verwerkersovereenkomsten onderdeel van hun algemene voorwaarden.
8. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, of zolang als wettelijk vereist is. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:
- Financiële gegevens en facturatiegegevens: 7 jaar, conform de wettelijke bewaarplicht
- Contactgegevens van cliënten: voor de duur van de zakelijke relatie en een redelijke periode daarna
- Gegevens verzameld tijdens crisissimulatie oefeningen: worden maanden na afronding van het project en het uitbrengen van het eindrapport verwijderd
- Marketinggegevens en lead-informatie: totdat de betrokkene bezwaar maakt of zich uitschrijft
9. Uw rechten als betrokkene
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage: u heeft het recht te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken
- Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren
- Recht op verwijdering: u kunt verzoeken uw gegevens te laten verwijderen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht van toepassing is
- Recht op beperking van de verwerking: u kunt in bepaalde gevallen verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken
- Recht op overdraagbaarheid: u kunt verzoeken uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen
- Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via:
- E-mail: info@crisisdynamics.nl
- Telefoon of het contactformulier op onze website
Wij streven ernaar uw verzoek binnen één maand te beantwoorden, conform de termijn die de AVG stelt. In complexe gevallen of bij meerdere verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd; wij zullen u hierover tijdig informeren.
Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onjuist verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
10. Geen geautomatiseerde besluitvorming
Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering. Alle beslissingen in het kader van onze dienstverlening worden genomen door mensen.
11. Cookies en website
Onze website maakt gebruik van functionele cookies. Deze cookies zijn noodzakelijk voor het correct functioneren van de website en slaan geen persoonsgegevens op voor tracking- of marketingdoeleinden. Wij maken geen gebruik van analytische of advertentiecookies.
Via het contactformulier op onze website kunnen bezoekers contact met ons opnemen. De gegevens die u via dit formulier invoert, worden uitsluitend gebruikt om uw verzoek te beantwoorden.
12. Wijzigingen in dit privacybeleid
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als gevolg van wijzigingen in onze dienstverlening of in de toepasselijke wet- en regelgeving. De meest actuele versie van dit beleid is altijd beschikbaar op onze website. Wij adviseren u dit beleid regelmatig te raadplegen. De datum bovenaan dit document geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.
Crisis Dynamics VOF · Industrieweg 9, 2254 AE Voorschoten · KvK 42017527 · Info@crisisdynamics.nl