Artikel 1 — Definities en toepasselijkheid
1.1 In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
- “Opdrachtgever”: iedere natuurlijke of rechtspersoon die met Crisis Dynamics VOF een overeenkomst aangaat of een offerte ontvangt.
- “Crisis Dynamics” of “wij”: Crisis Dynamics VOF, gevestigd aan de Industrieweg 9, 2254 AE Voorschoten, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42017527.
- “Opdracht”: de tussen partijen overeengekomen dienstverlening, waaronder maar niet beperkt tot crisissimulaties, crisismanagementplannen, trainingen en adviesdiensten.
- “Deliverables”: alle door Crisis Dynamics in het kader van de opdracht opgeleverde producten, rapporten, scenario’s en documenten.
1.2 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen Crisis Dynamics en de opdrachtgever, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
1.3 De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien en voor zover uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.
1.4 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op overeenkomsten met zakelijke opdrachtgevers. Op overeenkomsten met consumenten kunnen aanvullende wettelijke bepalingen van toepassing zijn.
1.5 Indien een bepaling in deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, laat dit de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. Partijen zullen in dat geval een geldige vervangende bepaling overeenkomen die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.
Artikel 2 — Offertes en totstandkoming van de overeenkomst
2.1 Alle offertes van Crisis Dynamics zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen na dagtekening, tenzij in de offerte een andere termijn is vermeld. Na het verstrijken van deze termijn vervalt de offerte.
2.2 Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat de opdrachtgever de offerte schriftelijk heeft aanvaard. Onder schriftelijk wordt tevens verstaan aanvaarding per e-mail.
2.3 Kennelijke fouten of vergissingen in de offerte binden Crisis Dynamics niet.
2.4 Crisis Dynamics behoudt zich het recht voor een opdracht te weigeren, onder meer indien aanvaarding van de opdracht in strijd zou zijn met wet- of regelgeving of de integriteit van de dienstverlening in het gedrang zou brengen.
Artikel 3 — Uitvoering van de opdracht
3.1 Crisis Dynamics zal de opdracht naar beste inzicht en vermogen uitvoeren, overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap. Crisis Dynamics heeft een inspanningsverplichting en geeft geen garantie op een bepaald resultaat, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.
3.2 Crisis Dynamics voert de opdracht uit met de eigen vennoten. Inschakeling van derden of onderaannemers vindt niet plaats zonder voorafgaande schriftelijke instemming van de opdrachtgever.
3.3 Opgegeven termijnen en planningen zijn indicatief, tenzij deze schriftelijk uitdrukkelijk als fataal zijn aangemerkt. Het overschrijden van een termijn geeft de opdrachtgever niet het recht de overeenkomst te ontbinden of schadevergoeding te vorderen, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.
3.4 De opdrachtgever is gehouden alle medewerking te verlenen die redelijkerwijs noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de opdracht. Hieronder wordt in elk geval verstaan:
- het tijdig aanleveren van benodigde informatie, documenten en materialen;
- de beschikbaarheid van relevante contactpersonen en deelnemers op de overeengekomen data;
- het verlenen van toegang tot de benodigde locaties, systemen of faciliteiten.
3.5 Indien de opdrachtgever de vereiste medewerking niet of niet tijdig verleent, is Crisis Dynamics gerechtigd de uitvoering van de opdracht op te schorten en de daardoor ontstane kosten bij de opdrachtgever in rekening te brengen.
Artikel 4 — Wijziging en annulering van de opdracht
4.1 Wijzigingen in de opdracht zijn slechts bindend indien en voor zover deze schriftelijk zijn overeengekomen. Meerwerk wordt afzonderlijk geoffreerd en gefactureerd.
4.2 Indien de opdrachtgever een geplande uitvoerdatum of afspraak verzoekt te verschuiven, gelden de volgende voorwaarden:
- Verschuiving die meer dan 48 uur voor het geplande moment wordt doorgegeven: geen directe kosten. Crisis Dynamics zal in overleg een nieuwe datum inplannen.
- Verschuiving die binnen 48 uur voor het geplande moment wordt doorgegeven: Crisis Dynamics is gerechtigd de voor dat moment ingeplande uren in rekening te brengen tegen een tarief van €160 per uur. Dit tarief is gebaseerd op de inzet van twee medewerkers tegen een uurtarief van €80 per persoon.
- Indien de opdrachtgever binnen dezelfde opdracht drie of meer keer verzoekt tot verschuiving, ongeacht de termijn waarop dit wordt doorgegeven, is Crisis Dynamics gerechtigd de overeenkomst te ontbinden. In dat geval is het bepaalde in artikel 10.2 van toepassing op de vergoeding van reeds uitgevoerde werkzaamheden.
4.3 Crisis Dynamics is gerechtigd de planning aan te passen in geval van overmacht als bedoeld in artikel 9 van deze voorwaarden. In dat geval worden in overleg met de opdrachtgever een nieuwe uitvoerdatum en eventuele consequenties bepaald.
Artikel 5 — Honorarium en facturatie
5.1 De opdrachtgever is het overeengekomen honorarium verschuldigd zoals vermeld in de offerte. Het honorarium is exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Over de verschuldigde bedragen wordt btw in rekening gebracht conform het op het moment van facturatie geldende tarief, voor zover Crisis Dynamics btw-plichtig is.
5.2 Facturatie vindt plaats na volledige oplevering van de opdracht, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
5.3 De betalingstermijn bedraagt 30 dagen na factuurdatum. Betaling dient te geschieden op de door Crisis Dynamics aangegeven bankrekening.
5.4 Indien de opdrachtgever niet binnen de betalingstermijn betaalt, stuurt Crisis Dynamics een betalingsherinnering met een aanvullende termijn van 14 dagen. Blijft betaling daarna uit, dan is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is Crisis Dynamics gerechtigd:
- de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) in rekening te brengen over het openstaande bedrag, te rekenen vanaf de vervaldatum van de factuur;
- alle buitengerechtelijke incassokosten te vorderen, conform de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten.
5.5 Het is de opdrachtgever niet toegestaan betalingsverplichtingen op te schorten of te verrekenen met eventuele vorderingen op Crisis Dynamics, tenzij een vordering door Crisis Dynamics schriftelijk is erkend of bij rechterlijke uitspraak is vastgesteld.
5.6 Het overeengekomen tarief staat vast voor de duur van de betreffende overeenkomst. Crisis Dynamics is gerechtigd tarieven voor toekomstige opdrachten aan te passen. Wijzigingen worden tijdig schriftelijk meegedeeld.
Artikel 6 — Aansprakelijkheid
6.1 De aansprakelijkheid van Crisis Dynamics voor directe schade als gevolg van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst is beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht door de opdrachtgever is betaald of verschuldigd is, exclusief btw.
6.2 Crisis Dynamics is niet aansprakelijk voor:
- gevolgschade, waaronder begrepen omzetderving, winstderving, reputatieschade en gemiste besparingen;
- schade die het gevolg is van onjuiste, onvolledige of niet-tijdig aangeleverde informatie door de opdrachtgever;
- schade die voortvloeit uit beslissingen die de opdrachtgever neemt op basis van de door Crisis Dynamics verleende adviezen of opgeleverde rapporten;
- schade als gevolg van overmacht als bedoeld in artikel 9;
- indirecte schade van derden, waaronder deelnemers aan crisissimulaties.
6.3 Elke aanspraak op schadevergoeding vervalt indien de opdrachtgever niet binnen 30 dagen na ontdekking van de schade schriftelijk en gemotiveerd kennis heeft gegeven aan Crisis Dynamics.
6.4 Crisis Dynamics beschikt op dit moment niet over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. De opdrachtgever aanvaardt dat de aansprakelijkheidsbeperking als bedoeld in lid 1 daarmee de enige verhaalsmogelijkheid vormt.
Artikel 7 — Geheimhouding en vertrouwelijkheid
7.1 Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de opdracht van de andere partij ontvangen of te weten komen. Informatie geldt als vertrouwelijk indien dit uitdrukkelijk is aangegeven of indien de vertrouwelijkheid redelijkerwijs uit de aard van de informatie voortvloeit.
7.2 Onder vertrouwelijke informatie van Crisis Dynamics wordt in ieder geval begrepen:
- werkwijzen, methodieken en simulatieformats die door Crisis Dynamics zijn ontwikkeld;
- tarieven en commerciële afspraken die zijn gemaakt in het kader van de opdracht.
7.3 De geheimhoudingsverplichting geldt voor onbepaalde tijd na afloop van de opdracht.
7.4 Bij iedere schending van de geheimhoudingsverplichting door de opdrachtgever is deze een direct opeisbare boete verschuldigd van € 2.500 per overtreding, onverminderd het recht van Crisis Dynamics om aanvullende schadevergoeding te vorderen. De boete kan door een rechter worden gematigd indien deze in de gegeven omstandigheden onredelijk hoog is.
7.5 De geheimhoudingsverplichting geldt niet voor informatie die reeds openbaar was op het moment van verstrekking, of die de ontvangende partij aantoonbaar reeds kende zonder dat deze door de andere partij is verstrekt.
Artikel 8 — Intellectueel eigendom
8.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op door Crisis Dynamics ontwikkelde werkwijzen, methodieken, simulatieformats, sjablonen en overige onderliggende materialen berusten uitsluitend bij Crisis Dynamics en worden door de uitvoering van de opdracht niet overgedragen aan de opdrachtgever.
8.2 Na volledige betaling van het overeengekomen honorarium verleent Crisis Dynamics aan de opdrachtgever een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de specifiek voor de opdrachtgever opgeleverde deliverables, uitsluitend voor intern gebruik binnen de eigen organisatie.
8.3 Het is de opdrachtgever niet toegestaan deliverables of onderliggende materialen van Crisis Dynamics te verveelvoudigen, openbaar te maken of aan derden ter beschikking te stellen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Crisis Dynamics. De volgende uitzonderingen zijn van toepassing zonder dat voorafgaande toestemming vereist is:
- het verstrekken van deliverables aan een auditor, certificerende instelling of toezichthouder in het kader van een certificeringstraject, wettelijke verplichting of externe audit.
8.4 Crisis Dynamics is gerechtigd de naam van de opdrachtgever te vermelden op de website en sociale mediakanalen van Crisis Dynamics, uitsluitend ter aanduiding van het feit dat een zakelijke relatie bestaat of heeft bestaan. Crisis Dynamics zal hierbij geen inhoudelijke informatie verstrekken over de aard, omvang of resultaten van de uitgevoerde opdracht.
8.5 De opdrachtgever kan te allen tijde schriftelijk bezwaar maken tegen dergelijke vermelding, waarna Crisis Dynamics de vermelding binnen een redelijke termijn van 14 dagen verwijdert. Bezwaar kan worden ingediend via info@crisisdynamics.nl.
Artikel 9 — Overmacht
9.1 Crisis Dynamics is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van een omstandigheid die niet aan haar schuld is toe te rekenen en noch krachtens wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor haar rekening komt.
9.2 Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan:
- ziekte of arbeidsongeschiktheid van een of beide vennoten;
- technische storingen van systemen, internet of apparatuur;
- extreme weersomstandigheden of andere infrastructuurproblemen;
- overheidsmaatregelen of wettelijke beperkingen;
- tekortkomingen van derden waarop Crisis Dynamics geen invloed heeft.
9.3 Bij overmacht worden de verplichtingen van Crisis Dynamics opgeschort voor de duur van de overmachtstoestand. Partijen treden in overleg over een nieuwe planning. Indien de overmachtstoestand langer dan 60 dagen duurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder dat enige schadevergoeding verschuldigd is. Crisis Dynamics behoudt in dat geval het recht op vergoeding van reeds uitgevoerde werkzaamheden.
Artikel 10 — Beëindiging van de overeenkomst
10.1 Crisis Dynamics is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk te ontbinden, zonder rechterlijke tussenkomst en zonder gehouden te zijn tot schadevergoeding, indien:
- de opdrachtgever ernstig of herhaaldelijk tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen en deze tekortkoming niet binnen een redelijke termijn herstelt na schriftelijke ingebrekestelling;
- de opdrachtgever, na daartoe te zijn aangemaand, in gebreke blijft met betaling van een of meer facturen;
- de opdrachtgever in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt of anderszins in een situatie verkeert waaruit redelijkerwijs kan worden afgeleid dat hij zijn verplichtingen niet kan nakomen;
- de uitvoering van de opdracht onmogelijk wordt door omstandigheden die aan de opdrachtgever zijn toe te rekenen.
10.2 Bij tussentijdse beëindiging van de overeenkomst door toedoen van de opdrachtgever is Crisis Dynamics gerechtigd de reeds uitgevoerde werkzaamheden te factureren op basis van de werkelijk bestede tijd, dan wel naar rato van het overeengekomen tarief.
10.3 Indien de beëindiging het gevolg is van overmacht aan de zijde van Crisis Dynamics, is geen vergoeding voor reeds uitgevoerde werkzaamheden verschuldigd, tenzij de opdrachtgever van de reeds verrichte werkzaamheden aantoonbaar profijt heeft getrokken.
Artikel 11 — Documentbeheer en beschikbaarheid van gegevens
11.1 Crisis Dynamics bewaart informatie en documenten die niet op grond van een wettelijke bewaarplicht hoeven te worden bewaard, gedurende een periode van 6 maanden na afronding van de opdracht.
11.2 Na het verstrijken van deze bewaartermijn is Crisis Dynamics gerechtigd alle betrokken gegevens en documenten te vernietigen. Crisis Dynamics kan na afloop van deze termijn niet worden gehouden tot het opnieuw aanleveren van rapporten, scenario’s of andere deliverables.
11.3 De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het tijdig veiligstellen van opgeleverde deliverables binnen de in lid 1 genoemde bewaartermijn.
11.4 Voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de opdracht verwijst Crisis Dynamics naar haar privacybeleid, dat beschikbaar is op de website van Crisis Dynamics.
Artikel 12 — Geschillenbeslechting en toepasselijk recht
12.1 Op alle overeenkomsten tussen Crisis Dynamics en de opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
12.2 Indien een geschil ontstaat, zullen partijen zich in eerste instantie inspannen om het geschil in onderling overleg te beslechten. Partijen houden hiervoor een termijn aan van ten minste 30 dagen na het ontstaan van het geschil.
12.3 Indien onderling overleg niet tot een oplossing leidt, zullen partijen het geschil voorleggen aan een mediator alvorens juridische stappen te ondernemen. De kosten van mediation worden bij aanvang tussen partijen verdeeld, tenzij anders overeengekomen.
12.4 Indien mediation niet tot een oplossing leidt, is de bevoegde rechter in het arrondissement van de vestigingsplaats van Crisis Dynamics bij uitsluiting bevoegd kennis te nemen van geschillen, onverminderd het recht van Crisis Dynamics om een andere bevoegde rechter aan te zoeken.
Artikel 13 — Toepasselijkverklaring en wijziging
13.1 Deze algemene voorwaarden worden bij iedere offerte als PDF-bijlage meegezonden en zijn tevens gepubliceerd op de website van Crisis Dynamics.
13.2 Door aanvaarding van een offerte verklaart de opdrachtgever kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en daarmee in te stemmen.
13.3 Crisis Dynamics behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden schriftelijk of via de website bekendgemaakt. Op lopende overeenkomsten zijn de voorwaarden van toepassing zoals die golden op het moment van totstandkoming van de overeenkomst.